「あなたの会社のあっぷす先生!」キャンペーン

 

Google Apps for Work ユーザーの皆さまが、

 Google Apps for Work について詳しい社員や使い方を熟知してる社員にスポットを当てて、

「わたしの会社のあっぷす先生」として紹介していただく企画です。


 Google Apps for Work の便利さをこうやって社内で浸透させています(教えています)」や

「うちの会社では こういう Google Apps for Work の使い方をしています」など、

会社の中で  Google Apps for Work を浸透させたノウハウをご紹介いただきました。

応募総数13社の中から、Google Apps ユーザー会事務局にて厳正なる審査と投票行った結果、

3名のあっぷす先生をご紹介させていただきます!



栄えある第1位は株式会社オノコムの杉浦 裕介 様です!
株式会社オノコムでは、住宅からマンション、オフィスビル、工場、病院等の医療空間など、あらゆる種類の建築に携わる業務で Google Apps for Work 活用されています。その中で杉浦様は Google サイト™ を利用した社内マニュアルを構築されているそうです。
業務に関連する社員からの質問に対して、どのようにマニュアル(=あっぷす先生)を対応させているのか、ご紹介いただきます。

あなたの会社のあっぷす先生のご紹介をお願いします。

現在、
Gmail™ ウェブメール サービス Google カレンダー™ など Google Apps for Work 関連は10項目、数十ページのボリュームがあり、このサイト自体があっぷす先生となっています。
Blogger™ ウェブ パブリッシング サービス Google Chrome™ ブラウザ  Gmail™ ウェブメール サービス Google+™ ソーシャル ネットワーク  Google ドライブ™  Google カレンダー™  Google 全般、 Google 版LL(Googleドライブを利用したお客様との情報共有サービス)、 ハングアウトGoogle スプレットシート™ を利用した原価管理表それぞれのページにサブページが複数ぶら下がっており、合わせて数十ページほどをあっぷす先生が担当します。(図1)
概念上の存在であるあっぷす先生は、動画+画像+優しい説明付きというページもあれば、画像を1枚貼っただけの冷淡なページもあります。アプリ操作や業務手順をまとめたサイト(ManualBoxと呼んでいます)を Google サイト™ を利用して構築、運用しています。


                                                  (図1)
あっぷす先生の特徴は何ですか?
Google Apps for Work が業務に浸透し続けているため、あっぷす先生が業務の説明をしている場面が増えてきました。 先にリストアップしたページの内、Google Apps for Work の説明がそのまま業務の説明になっているものもあります。
Google 版LLでは、 Google ドライブ™  を利用してお施主様と工事情報を共有する仕組みを構築しています。 お施主様と情報を共有する手順 = Google ドライブ™  の操作説明、となっています。
また、原価管理表では Google スプレットシート™ を利用して、工事原価をリアルタイムに関係者全員と共有しています。工事原価の入力、共有 = Google スプレットシート™ の操作説明、となっています。 Google Apps for Work を利用した業務が日々増えているため、操作説明ページも日々増えています。

あっぷす先生(Manual box)の作成で苦労した点は何ですか?
Google Apps for Work のインターフェースはよく変更になりますが、変更後はマニュアルと実際の操作画面が異なってしまうため、タイムリーに更新することに苦労します。この時期は問い合わせも増えるため、時間との戦いです。

最近増えたあっぷす先生の仕事は?
業務に Google Apps for Work を利用することが多くなってきたため、業務の手順= Google Apps for Work の操作説明というページを作成することが多くなってきました。 Gmail™ ウェブメール サービス Google カレンダー™ のページ作成の要望が多く、 Google Apps Labs™ プログラム の機能も聞かれるのですが、そこまでは手が回っていません。スマホ、タブレットでの Google Apps for Work 操作を説明してほしいという要望も増えています。
また、最近は Google Photos™ 写真の保存と整理用プラットフォーム が少し混乱しているので、基本的な操作ページを作りたいです。

Google Apps を使用して社内でどのようなものを共有していますか?
工事の引合情報から受注、進捗情報など、ほとんど全ての情報を共有しています。具体的には議事録、見積、工事写真、図面などデジタルデータのほとんどを共有しています。最近ではお施主様や協力業者様とも Google ドライブ™ で情報共有をしています。

最後に一言お願いします!

業務の効率化は言うまでもなく、海外含む複数拠点を効率的に結ぶためには、Google Apps for Work の機能はかかせません。今後も新機能を積極的に取り入れ、あっぷす先生に更なる活躍をしてもらいたいと思っています。


第2位は全日本空輸株式会社の萩原 聖子 様、ANAシステムズ株式会社 徐 治良 様飛永 浩一 様の3名にANA グループ全体のあっぷす先生として
ご登場いただきます!多くの従業員を抱えるANA グループでは、さまざまな職種の方の異なる課題に対して、どのようなアプローチを行なっているのか、
ご紹介いただきます。

Google Apps for Work の導入背景から、現在の Google Apps for Work 利用に関する課題を教えてください。
使用していたメールシステムが古くなったことをきっかけに、いつでも・どこでも・安全に仕事ができるシステムとして Google Apps for Work を導入しました。
導入初期の課題としては Google Apps for Work の機能に『慣れる』ということでした。旧システムのと比較して、同じ機能をどう使うか、または、もっと楽しく利用できて、使いやすい機能は何かというところをユーザーライクにし、具体的に実際の業務に使える『ベストプラクティス』として紹介をしていました。
現在は各部署ごとで、Google Apps for Work をどう利用していくかにポイントを置いています。
例えば、パイロット・CAや現場の社員はタブレットで Google Apps for Work を使用しています。空港部門にiPadを導入したことにより、 Google スプレットシート™ を利用して搭乗しているお客様の情報やフライト情報をリアルタイムで共有出来るようになりました。将来的には、機内から Google Apps for Work を利用してレポートアップを行えるような環境づくりを目指しています。
一方、事務職などのデスクワークの社員は Google Apps for Work を利用する頻度が最も高く、資料作成も Google ドライブ™ で共同編集を行っています。旧システムにて構築したデータを、どう Google Apps for Work にコンバートさせて活用を進めていくかという少し込み入った方法も模索しています。

萩原様が配信している Google News について教えて下さい!
Google News はANA グループ全体の社員に向けて Google Apps for Work™ の新機能や便利な情報を社内ポー
タルサイトに配信しています。社内ではITリテラシーの高い方か
ら、まだシステムに苦手意識を持っている方も様々おります。現在は、いかに Google Apps for Work を『定着』させていくかということを考えて配信を行っていますが、ゆくゆくは Google Apps for Work の活用推進のための配信へ方向性をシフトしていきたいと思っています。

これまで Google News で配信した内容で、一番反響のあったものは何ですか?
送信メールの取り消し機能を取り上げた際は6000件のアクセスがありました。間違えて送信してしまった際は数秒間は取り消しができるので、反響は非常に大きかったです。あとは、職業柄、海外と連絡を取り合わなければならないことが多いので、2つのタイムゾーンの設定の仕方も便利だという声が多かったです。
また、Google カレンダー™ の予定の変更はドラッグ一つで動かせるという内容の配信にも反響がありました。

Google News の内容はどのように決めていますか?
運用担当者との月次報告で問い合わせが多かった機能をランキング付けし、配信内容を決めることもあります。
最近の1番のトレンドは『フォーム機能』ですね。ANA グループでは社内でアンケートを実施することが多いので、大活躍しています。フォーム機能を応用して簡易E-learningとしても使っています。

徐様、飛永様は Google Apps 使い方講座という講座を開催していますよね?
はい、使い方講座は『ボトムアップ』を目指して始めました。
Google Apps for Work™ を導入した当初は、最初に自分たちの部署で Google Apps for Work 利用を広めるために講座を開始しました。
その後、営業の部署からもトレーニングを行なってほしいという要望があり、大々的に他部署でも開くようになりました。
セミナーの内容は、社員の業務内容を Google Apps for Work の機能に照らし合わせた使い方を中心に講義をしています。また、システムサポートデスクに来るクレームを例に挙げ、それを逆手にとって、さらに便利だと感じてもらえるような Google Apps for Work の活用術を紹介しています。
Google Apps for Work 導入当初1年間はこのように内容を模索しつつ各地で講座を行っていましたが、昨年度から人事の主催する公式のセミナーとして行われるようになり、今では倍率40〜50倍の人気セミナーとなっています。

ANA Google+ では、どんな内容をアップしているのですか?
2年前、ANAグループがホールディングスに体制が変わり、業務以外の情報もグループ会社間、部署間など、タテ、ヨコ、ナナメあらゆる繋がりを広げる目的で導入したのがANA Google+ です。そのANA Google+ には、Dr.Google というキャラクターがいまして、新しい Google Apps for Work のニュースをつぶやいたり、質問に回答したりしています。そしてANA Google+ の中では、多くのコニュニティがあり、Dr.Google が時々顔を出してコメントし、いい意味でかき混ぜて、活性化してくれていますね。
また、Google Apps for Work 使い方講座で使用したテキストを Google+™ ソーシャル ネットワーク へアップしています。Google+™ ソーシャル ネットワーク であれば、テキストが更新されても、常に最新版を入手していただけるので大変便利です。


最後に一言お願いします!
これから  Google Apps for Work™ の基本的な使い方を継続して社内に広めていくとともに、今後、動画コンテンツに耐えうる社内インフラを整え、 Google ドライブ™ や Google+™ ソーシャル ネットワーク での動画配信や、Google Apps for Work スクリプトの研究と活用を通じて、更なる業務効率が実現出来るよう、Google Apps for Work™ 並び、ANA Google+ の機能を骨の髄まで活用していきます!


第3位はカシオ計算機株式会社の屋 亜希子 様です!

システム関連の部署ではなく、営業本部に勤める土屋様が、なぜ Google Apps for Work での業務効率化を推進するべく立ち上がったのか、海外拠点とやりとりすることが多いカシオの社員の皆様に、どのように浸透させているのかをご紹介いただきます。


Google Apps 講習会を開催しようと思ったきっかけは何ですか?
弊社のシステムが Google Apps for Work に切り替わって3年が経過し、私自身が多くの機能についてほぼ理解できてきたころのことです。このツールは、業務効率が上がる
だけでなく、従来の仕事の取り組み方を見直すきっかけとなり、働き方を変革していく可能性のあるツールだと感じるようになっていました。
ですが、
Google Apps for Work を単なるメールソフトの置き換えとしか捉えていず、利用のしかたが限定的なものにとどまっている方も多く見受けられ、非常にもったいないと思ったのがきっかけです。
リアルタイムで共同編集ができる
 Google ドライブ™ や複数の拠点と手軽にテレビ会議が行える ハングアウト™ などを海外拠点とのコミュニケーションツールとして利用すれば、今まで国際電話で行なっていた仕事を大きく効率化できます。ただ、限られた人だけで使っていても効果的ではないので、やはり部門全体が使えるようにしたいと強く思いました。
そこで、海外営業スタッフ110名に向けて海外拠点とのやり取りに特化した講習会を行ないました。
FAX送付された紙の仏語資料をスキャナでPDF化し、それを
 Google ドライブ™ にアップロード、 Google ドライブ™ のOCR機能でデータ化、翻訳機能で英文へ翻訳を行う Google ドライブ™ のデモや、実際に本社~シンガポール~ドバイの3拠点を ハングアウト™ で繋ぎ会議を行うデモを開催するなど、実際の業務に沿った内容をお話ししました。

参加者の反応はいかがでしたか?

Gmail™ ウェブメール サービス Google カレンダー™ にはいろいろと便利な機能がありますが、知る人ぞ知るといったものも多く、
普段使っていてもそうした機能の存在にはなかなか気づいてもらえません。そこで、講習ではそれらの便利な機能も紹介しました。
例えば、
Google カレンダー™ に自分の担当している国の現地時間を表示しておく方法などです。このような一歩踏み込んだ使い方のデモには、興味を持ってくれたようです。
なお、110名を相手に一度に講習会を実施するとどうしても座学になってしまうので、全体講習会後、少人数制の講習会を計4回開催しました。本社の講習会会場に参加人数分のPCとヘッドセットを用意して、 ハングアウト™ の操作方法を中心に紹介しています。
商品開発を行っている他拠点事業所と講習会会場を繋ぎ、Webカメラに時計の新製品を近づけてもらって
モード切替時の針の動作を本社会場側で確認するデモや、フォトショップの画面を共有して
製品カラーバリエーションをその場で変更していくデモをしたときは大好評でした。
ハングアウト™ は驚くほど簡単な操作でPC画面に相手の顔が映ることもあり、講習はとても盛り上がります。
講習会参加者アンケートでは、『参加して良かったか?』の質問に対し74%の方から『とても良かった/良かった』との回答をいただきました。

今後の課題は何ですか?

講習会へは総勢160名の方にご参加いただき、 ハングアウト™ の啓蒙活動は一区切りしました。
その次の活動として Google ドライブ™ の活用に力を入れています。現在、海外部門への配信メールで添付資料がある場合は、 Google ドライブ™ で共有しています。
海外販社からの提出資料も、 Google スプレットシート™ の活用を呼びかけています。ただ、Google ドライブ™ は利用者が未だ少ないため、戸惑う方も多いです。そこで先日は、作成した簡易マニュアルを Google ドライブ™ で共有することによって、 Google スプレットシート™ のさらなる利用を呼びかけました。今後は本社~海外販社の提出物は、Google ドライブ™ を使ってやり取りが出来るように海外スタッフ向けの Google Apps for Work の啓蒙活動を開始する予定です。
現在、社内の関連部署と連携を取りながら推進しているところです。

最後に一言お願いします!

Google Apps for Work は、知れば知るほど便利な機能が満載ですが、営業活動や企画推進で忙しい日々を過ごしているスタッフには、自分から新しい機能を知る機会が中々ありません。
とはいえ、 
Google Apps for Work™ は使い方、考え方のポイントを変えるだけで、劇的に業務効率化する可能性を秘めていますので、自分も新しい視点を失わずに海外スタッフへ利用提案を継続していきたいと思います。


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